Księgowość uproszczona - Podstawowe zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych: otwieranie i zamykanie ksiąg

Dokumentacja księgowa:

Jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące:
1) określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych;
2) metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego;
3) sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej:
a) zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej, (wzór i omówienia dokumentacji na przykładach – zobacz w Ćwiczeniach)
b) wykazu ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych, (wzór i omówienie dokumentacji na przykładach– zobacz w Ćwiczeniach)
c) opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub
funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji; (wzór i omówienia dokumentacji – zobacz w MODULE III)
4) systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów. (wzór i omówienie dokumentacji – zobacz w – zobacz w MODULE III)

Podstawowe zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych

Księgi rachunkowe prowadzone są na podstawie dowodów księgowych, przedstawiają zdarzenia w sposób systematyczny i chronologiczny. Ustawa o rachunkowości z dnia 29 września 1994 roku jest głównym aktem prawnym regulującym zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych. Inne podstawy prawne regulujące te zasady to Międzynarodowe Standardy Rachunkowości. Księgi rachunkowe prowadzone są w języku polskim w siedzibie podmiotu gospodarczego i wyrażone są w walucie polskiej.

Księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów  i sald, które tworzą:

1. Dziennik -ewidencjonuje operacje gospodarcze w układzie chronologicznym według dat.   - przykład w  ćwiczeniach
2. Księga główna - wykaz kont syntetycznych  (wzór w  MODULE III). Służy do systematycznego zapisu operacji gospodarczych
3. Księgi pomocnicze - konta analityczne (szczegółowe operacje)  -­( wzór w MODULE III)
4. Inwentarz  – zestawienie składników, jakie przedsiębiorstwo posiada wraz z ich numerem wewnętrznym w przedsiębiorstwie ( wzór w MODULE III).
5. Zestawienie obrotów i sald. Zwykle sporządzane jest na koniec miesiąca i powinno zawierać:

• Symbole
• Nazwy kont
• Salda na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych
• Obroty za dany okres sprawozdawczy
• Suma sald na koniec okresu sprawozdawczego

Według Ustawy o rachunkowości księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco.

Księgi rachunkowe uznaje się za:

• rzetelne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty,
•  prowadzone bezbłędnie, jeżeli wprowadzono do nich kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania w danym miesiącu dowody księgowe, zapewniono ciągłość zapisów oraz bezbłędność działania stosowanych procedur obliczeniowych,
• sprawdzalne, jeżeli umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów (sald) oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych,
• prowadzone bieżąco, jeżeli:

-pochodzące z nich informacje umożliwiają sporządzenie w terminie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych, sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych;

 - zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej są sporządzane przynajmniej za poszczególne okresy sprawozdawcze, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, w terminie, o którym mowa w pkt 1, a za rok obrotowy - nie później niż do 85 dnia po dniu bilansowym;

- ujęcie wpłat i wypłat gotówką, czekami i wekslami obcymi oraz obrotu detalicznego i gastronomii następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane.

Otwieranie i zamykanie ksiąg

Księgi rachunkowe otwieramy:

• Na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej
• Na początek okresu rachunkowego ( 1 styczeń każdego roku)
• Zmiana formy prawnej jednostki

Zamykanie – analogiczne:

• Na koniec okresu rachunkowego
• W przypadku zamknięcia przedsiębiorstwa
• Zmiana formy prawnej jednostki 

Podstawowe zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych

SKŁADNIKI KSIĄG RACHUNKOWYCH to:

1) dziennik; odwołanie do wzorów i omówienia dokumentacji na przykładach

Dziennik - jeden z elementów tworzących księgi rachunkowe. Dane w nim zawarte muszą zostać ponumerowane, a sumy obrotów liczone w sposób ciągły.

2) księga główna; odwołanie do wzorów i omówienia dokumentacji na przykładach

Księga główna zawiera informacje o charakterze syntetycznym ujęte w sposób systematyczny i chronologiczny. W tych księgach zdarzenia rejestrowane są zgodnie z zasadą podwójnego zapisu tj. dekretacja zdarzeń gospodarczych odbywa się na co najmniej dwóch kontach po przeciwnych stronach.

3) księgi pomocnicze; odwołanie do wzorów i omówienia dokumentacji na przykładach

Księga pomocnicza jest dopełnieniem księgi głównej, a także jej uszczegółowieniem. Składa się z kont analitycznych i jest prowadzona w szczególności dla: środków trwałych, odpisów amortyzacyjnych, wartości niematerialnych i prawnych, rozrachunków z kontrahentami, pracownikami, operacji dotyczących zakupu, sprzedaży, a także operacji gotówkowych oraz kosztów i innych składników aktywów.

4) zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych; odwołanie do wzorów i omówienia dokumentacji na przykładach

Zestawienie obrotów i sald przedstawia zestawienie obrotów i sald kont syntetycznych (szczegółowych) i analitycznych

5) wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz). odwołanie do wzorów i omówienia dokumentacji na przykładach

Inwentarz - wykaz aktywów i pasywów potwierdzony inwentaryzacją. omówienie dokumentacji na przykładach

DOWODY KSIĘGOWE

Dowód księgowy - to pisemne stwierdzenie zaistnienia operacji gospodarczej. Każda ewidencja musi zostać podparta dowodem księgowym.

Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;

2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;

3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;

4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu;

5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;

6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Dowody księgowe powinny być rzetelne, czyli zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, zawierające co najmniej w/w dane wolne od błędów rachunkowych. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek.

KLASYFIKACJA DOWODÓW KSIĘGOWYCH: (przykłady i omówienie w ćwiczeniach)

Ze względu na jednostkę wystawiającą dowody księgowe dzielimy na:

1) Dowody obce – dokumenty, które zostały sporządzone przez obce jednostki

2) Dowody własne – dokumenty, które zostały wystawione przez własną jednostkę

 Ze względu na ich przeznaczenie:

1) Dowody wewnętrzne – dowody wystawione na potrzeby wewnętrzne jednostki np. RW – rozchód wewnętrzny

2) Dowody zewnętrzne – dowody wystawione przez własną jednostkę przeznaczone dla kontrahentów.

Ze względu na etapy sporządzania:

1) Dowody źródłowe – zwane dowodami pierwotnymi. Opracowane na podstawie danych pierwotnych (obserwacja, pomiar)

2) Dowody wtórne – sporządzone na podstawie dowodów pierwotnych

Ze względu na cel ich wystawienia:

1) Dowody dyspozycyjne – rodzaje dowodów, które przekazują dyspozycje, polecenia (polecenie wyjazdu służbowego, wezwanie do zapłaty)

2) Dowody wykonawcze – stwierdzają fakt powstania, wykonania jakiejś operacji gospodarczej (faktura, lista plac)

3) Dowody pośrednie – Dowody dyspozycyjno-wykonawcze – mają charakter dyspozycji jak i potwierdzenia faktu operacji gospodarczej (potwierdzenie przelewu).